Acumular cajas de archivo, archivadores llenos de facturas antiguas o nóminas de hace años en un rincón de la oficina es una práctica tan habitual como peligrosa. Muchas empresas guardan papel de forma indefinida por miedo a "quedarse sin él", sin saber que esto no solo resta espacio útil de trabajo, sino que puede suponer un incumplimiento directo del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la normativa vigente.
La ley establece límites claros: no se puede retener información personal o fiscal más tiempo del estrictamente necesario, pero tampoco se puede destruir antes de que expire el plazo legal obligatorio.
¿Cuánto tiempo debes conservar cada tipo de documento antes de solicitar una destrucción confidencial y certificada? Te lo detallamos.
1. Documentación Fiscal y Contable
Los registros contables y fiscales son de los que más tiempo exigen debido a las posibles revisiones e inspecciones de Hacienda.
- Libros de contabilidad, balances y libros oficiales: Deben conservarse durante 6 años a partir del último asiento realizado, según el Código de Comercio.
- Facturas emitidas y recibidas, justificantes y documentos de soporte: El plazo general es de 4 años a efectos fiscales (prescripción del impuesto sobre sociedades, IVA, etc.), aunque por prudencia mercantil vinculada a la contabilidad muchas empresas unifican el criterio a los 6 años.
2. Ámbito Laboral y de Seguridad Social
La gestión de personal genera un volumen masivo de papel que contiene datos especialmente sensibles (DNI, cuentas bancarias, historiales).
- Contratos de trabajo: Deben guardarse durante un mínimo de 4 años tras la extinción de la relación laboral.
- Nóminas y boletines de cotización a la Seguridad Social (TC1/TC2): Su plazo de conservación es de 4 años.
- Registros de jornada (control horario): Obligatorios por ley, deben conservarse durante 4 años y estar a disposición de la Inspección de Trabajo.
3. Prevención de Riesgos Laborales (PRL)
- Evaluaciones de riesgos, planificación de la actividad preventiva y formación: Aunque muchos documentos se digitalizan, los soportes físicos de formaciones específicas o entregas de EPIs deben mantenerse mientras sigan vigentes o según los criterios de trazabilidad de la mutua y la normativa de prevención (generalmente se aconseja conservar historiales de vigilancia de la salud durante la vida laboral o plazos específicos según exposición a riesgos).
El peligro de destruir los documentos por cuenta propia
Cuando estos plazos expiran, las empresas se enfrentan al problema de deshacerse de toneladas de papel confidencial. Romper los folios a mano, tirarlos a contenedores convencionales o usar una pequeña destructora doméstica de oficina no cumple con las garantías legales.
Una brecha de datos por un mal reciclaje o por tirar documentación a la basura común puede acarrear sanciones muy graves por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Para estar cubierto ante cualquier auditoría o inspección, necesitas un Certificado de Destrucción Confidencial que acredite que los datos han sido destruidos cumpliendo la normativa europea de seguridad (norma DIN 66399).
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